Sverige är fantastiskt-del 2

”Två kilometer till målet – då tar brevet omvägen via Visby……..
En försvarlig mängd post som är ute och flyger i dessa miljötider – egentligen helt i onödan.

Bakgrunden är ett regeringsbeslut 2006. Då bestämdes att Gotland skulle kompenseras för nedläggningen av regementena.
Ett antal myndigheter utlokaliserades, helt eller delvis. För Sidas del handlade det om 30 tjänster som skulle flyttas till Gotland.

Någon skulle sitta där och av olika skäl blev det enheten för dokumentation, administration och resurs, som bland annat sköter myndighetens post och registrering av handlingar.

Sedan två år flygs därför posten fram och tillbaks till Visby innan den till slut landar hos Sida på Valhallavägen, skriver tidningen Riksdag & Departement” Aftonbladet 31 augusti 2009

Snälle Dag Lanerfeldt, chef för avdelningen för IT och intern service vid Sida, det finns INGET som säger att all inscanning måste ske på ett ställe. I det aktuella fallet BORDE Era systemprogrammerare talat om för Er att det utan att krångla till systemet varit fullt möjligt att ha en inscanningscentral även i Stockholm!

Tro mig, jag har skrivit både OLF-paket (Order, Lager och Fakturering) och anpassat diarieföringsystem, vilka båda i princip är likvärdiga sett ur flödessynpunkt, OM Du har två inläggningsenheter, En manuell för mindre flöden och en maskinell (för Ni har väl för Guds skull inte så att några personer i Visby har pappersvändarjobb för manuell inskanning där?) så kan NÄSTA steg diarienummersättning antingen ske av dator (enkel snurra löser det problemet även vid mer komplicerad diarienumrering, motsvarar i OLF-paketet hur man ger produkter som är paket av paket lösningar nya nummer) eller om Ni har helt manuell diarienummersättning, så är Er nuvarande lösning 20 år efter sin tid OCH kostsam!

Redan när datoriserigen i mitten av 1980-talet började använda OCR-läsning av nummer och text, hade det varit tekniskt möjligt att koppla fotografering/kopiering av dokument till inläsning i stil med nuvarande inscanning. Första modellen för detta i praktiskt bruk stötte jag på runt 1985. Första ‘omvandlingen’ som vi då kallade bildhantering av inläst data till digitalt överförbart ‘foto’ som jag själv kom i kontakt med skedde mellan Hilversrum och Viak Göteborg hösten 1971 då uttag av fotot efter återomvandling till bild skedde på en 1×1 meter stor plotter.

Skaffa Er datatekniker och systemprogrammerare i framkant i stället för tvärt om. Problemet är inte bara kostsamt ur olika aspekter, det är helt orimligt ur alla andra! Handlingar mellan myndigheter BÖR enkelt kunna scannas in på annan plats än Visby, överföras digitalt för ev efterkontroll att rätt diarienummer erhållits av personal i Visby, om nu detta är nödvändigt!